GDPR - Privacyverklaring

Schampavie vzw, Nieuwenbos 19, 1702 Groot-Bijgaarden.
Contactpersoon Hugo Marissens 02 4662889 hugo.marissens@schampavie.be.

Schampavie respecteert de Europese privacyverordening. Deze algemene verordening gegevensbescherming (AVG), in het Engels General Data Protection Regulation (GDPR) gaat over de 'bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens'.

Als je lid wordt van Schampavie vzw, verzamelt de vzw je naam / jullie namen, adres, e-mailadres en aantal personen binnen dat lidmaatschap, met als doel je elke 4 tot 8 weken de nieuwsbrief te sturen.
Bijkomend registreren we het jaar waarin je voor het eerst lid werd, de datum en het bedrag van de betaling van de lidmaatschapsbijdrage, met het oog op de opvolging / hernieuwing van het lidmaatschap.

Als je deelneemt aan een dagtocht, worden geen bijkomende gegevens geregistreerd. Er wordt geen lijst gemaakt of bijgehouden van wie deelneemt aan een dagtocht, behalve wanneer vooraf aanmelden vereist is om praktische redenen.

Als je deelneemt aan een weekend of meerdaagse tocht, worden indien nodig bijkomende gegevens geregistreerd door de tochtleider ten behoeve van de praktische organisatie van die tocht (vervoersafspraken, last-minute wijzigingen meedelen...):
-je telefoonnummer en/of GSMnummer;
-vervoers(on)mogelijkheden: of je kandidaat chauffeur bent met aantal vrije plaatsen, dan wel liever meerijdt, reservechauffeur bent of met openbaar vervoer komt;
-of je vegetarische maaltijd wenst.

Deelnemers aan die tocht ontvangen 1 tot enkele weken vooraf via mail een lijst van de deelnemers aan die tocht (naam, adres (eventueel beperkt tot postcode en gemeente), telnr en/of GSMnr, e-mailadres, vegetarisch) ten behoeve van vervoersafspraken en maaltijdreservatie. Deelnemers gebruiken deze informatie enkel voor deze vervoersafspraken.

Lid van andere vzw's.
Sommige accommodaties waaronder Kaleo asbl vragen dat elke deelnemer gratis lid wordt van die vzw/asbl om een ledenprijs te genieten, en vragen daartoe een deelnemerslijst met behalve de wettelijk verplichte gegevens ook je adres, telnr/gsmnr en e-mailadres. Indien dit gevraagd wordt, vermelden we dit bij de tochtaankondiging of in een mail vooraf, en kan je vragen deze niet door te geven. Dit kan betekenen dat je een iets hogere prijs voor het verblijf dient te betalen.

Andere accommodaties kunnen een prijsverschil hanteren tussen wie al dan niet invidivueel lid is van vb. Jeugdherbergcentrale, Natuurvrienden, Alpenvereniging, ... Indien dat het geval is, kan de tochtleider de hiervoor noodzakelijke gegevens aan je vragen om de ledenprijs te genieten.

Behoudens ten behoeve van de hierboven vermelde gevallen worden je gegevens nooit doorgegeven aan derden.

Deze bijkomende informatie die door deelnemers verstrekt is aan een tochtleider in functie van een accommodatie of vervoer, wordt enkel door die tochtleider geregistreerd en niet centraal bewaard bij de ledenlijst.
Een uitzondering vormt deze informatie die aan Hugo Marissens bezorgd is bij deelname aan de door hem georganiseerde tochten, aangezien hij voor z'n deelnamelijst werkt met de excel-file met de leden.

Hoe lang en waar worden deze gegevens bewaard?
De gegevens ten behoeve van het lidmaatschap worden bewaard op 1 PC op het adres van de vzw + backup op harde schijf op datzelfde adres.
Als je geen lid meer bent en je bent maximaal 2 jaar lid geweest: je gegevens worden na 5 jaar verwijderd. Je kan in die periode nog uitgenodigd worden voor een jubileumviering of bijzondere activiteit.
Als je langer dan 2 jaar lid was, zal deze periode van 5 jaar verlengd worden, afhankelijk van hoe frequent je deelnam aan activiteiten. Ook dit is enkel in functie van uitnodiging voor jubileumvieringen of bijzondere activiteit, waar ook oud-leden bijzonder welkom zijn.

Wie wenst dat z'n gegevens eerder worden verwijderd stuurt een mail naar hugo.marissens@schampavie.be. Ook verzoeken tot inzage, rectificatie, ... worden hiernaar gemaild.

De werkende leden (tochtleiders) ontvangen enkele keren per jaar een excelfile en/of pdf met ledenlijst (actueel lid en jaar-1 lid), beperkt tot naam, adres, telnr, gsm, e-mail, lid al dan niet ok, vegetarisch.
Dit ten behoeve van contactname in functie van Schampavieactiviteiten + controle of wie zich inschrijft voor een door deze tochtleider georganiseerde 2- of meerdaagse tocht wel lid is van Schampavie vzw (=voorwaaarde om deel te nemen). Deze lijst wordt in geen geval doorgegeven aan derden.

Schampavie vzw verkrijgt enkel gegevens die je zelf hebt meegedeeld, voor -16-jarigen gegevens die door de ouders of voogd zijn meegedeeld.

Onze site wordt gehost bij www.one.com
One.com gebruikt cookies in een geaggregeerde vorm voor statistische doeleinden. Deze statistieken omtrent aantal bezoekers, gebruikte browserversie en besturingssysteem, aantal links waarop geklikt is, bekeken pagina's,... kunnen geraadpleegd worden door bestuursleden Hugo Marissens en Jos Van der Plancken. Ze dienen enkel om www.schampavie.be zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken.
Er wordt geen individuele informatie geregistreerd.

De nieuwsbrief wordt verstuurd via https://laposta.nl/
Om deze nieuwsbrief te kunnen versturen, wordt een beperkt aantal gegevens uit onze actuele lijst opgeladen in deze toepassing: naam, postcode en gemeente, e-mailadres, aantal personen binnen dat lidmaatschap en lidmaatschap al dan niet ok. Verzendlijsten die meer dan een jaar niet gebruikt zijn worden verwijderd.

Omtrent de verzonden nieuwsbrieven is statistische informatie beschikbaar (percentage geaccepteerde, geopende, gelezen nieuwsbrieven, aantal en percentage op welke link geklikt, aantal afmeldingen. Deze geaggregeerde statistische informatie kan door Hugo Marissens eventueel gerapporteerd worden aan de bestuursleden en werkende leden.

Enkel bestuursleden Hugo Marissens en Jos Van der Plancken kunnen ook persoonsgegevens raadplegen (wie heeft wanneer nieuwsbrief gelezen, op welke links geklikt, wie heeft (meerdere) nieuwsbrieven niet gelezen...). Dit uitsluitend ten behoeve van het kwaliteitsvol verzenden en ontvangen van nieuwsbrieven, vb. lid heeft geen nieuwsbrief ontvangen - is deze wel degelijk verzonden naar dat lid? - kwam er geen hard bounce?
Dit raadplegen kan eventueel uitgebreid worden naar 1 of meerdere andere bestuursleden, na akkoord hierover op een algemene vergadering.

Wijzigingen aan deze privacyverklaring worden kenbaar gemaakt via een bericht op de homepage van www.schampavie.be (blijft dan minstens 4 weken staan) en/of via een nieuwsbrief naar alle leden.